Prepárate. Es tiempo de (volver a) planificar

Vasily Vereshchagin: Napoleon near Borodino

El escenario ha cambiado tanto, que lo que sea que hayas planificado para tu empresa para este 2020, seguramente habrá perdido relevancia.

Como regla general, todas las empresas debieran mirar hacia adelante y determinar lo que quieren lograr al menos una vez al año. Si el entorno o la competencia cambian significativamente, es imprescindible repetir el proceso. En esta oportunidad, la planificación requiere además un esfuerzo de visualización de la forma en que la Pandemia de Covid-19 afectará al comportamiento de nuestros clientes, nuestros proveedores, etc. Muchos deberemos preguntarnos sí todavía tenemos oportunidad allí afuera de comercializar nuestros productos y servicios.

Mirar hacia adelante y planificar tiene muchas ventajas:

• Fijar las metas, de manera de asegurarnos de que todos estamos empujando el carro hacia el mismo lado.
• Anticipar problemas u obstáculos que pudieran presentarse; tanto los que se originan al interior de la empresa, como aquellos que provienen del exterior.
• Asegurarnos de que contamos con todos los recursos necesarios de manera de enfrentar cualquier cambio que se pudiera presentar.
• Anticipar problemas de flujo de efectivo que pudieran entorpecer el normal funcionamiento de las operaciones.

 Quién debiera hacerse cargo del plan? La planificación es una tarea que debiera liderar la alta gerencia, ya sea que se trate de empresas de gran envergadura o de microempresas. El documento que resulte del proceso de planificación no necesitar ser nada complejo ni extremadamente pulido. Lo importante es que se especifique claramente lo que se quiere lograr y las tareas que se van a llevar a cabo para lograrlo, tomando siempre en cuenta los problemas que podrían surgir a lo largo del año. También es esencial que el plan contenga predicciones sobre el desempeño financiero de la empresa.

Es necesario involucrar al equipo? Por supuesto. Pídales sus puntos de vista y lo que piensan sobre el futuro inmediato y el año que se avecina. Trate de entender los problemas que ellos enfrentan y las presiones a las que están sometidos. Haga una lista de prioridades a fin de abordar todos los problemas, especialmente aquellos que afectan a la consecución de las metas que se ha propuesto. No involucrar al equipo en el proceso de planificación puede ser un error muy grueso. A tiempo de implementar el plan es necesario que sus colaboradores entiendan la importancia de las tareas que se les encomienda, pues de otro modo existe el riesgo de que las ignoren deliberadamente.

Qué aspectos mínimamente debe cubrir el plan? 

1. Los principales factores externos que tendrán un impacto en las operaciones de la empresa (por ejemplo, cambios en la legislación vigente).
2. Los principales factores que afectarán internamente a la empresa (por ejemplo, la apertura de nuevos mercados o la puesta en marcha de un nuevo sistema informático).
3. Una evaluación de lo que está ocurriendo en el mercado, con especial énfasis en lo que la competencia está haciendo (por ejemplo, la introducción de nuevos canales de atención o la incursión de productos o servicios sustitutivos y/o complementarios).
4. Evaluación de recursos con los que la empresa actualmente no cuenta y que serán necesarios para implementar la estrategia (por ejemplo, la creación de una unidad interna de marketing).
5. Los supuestos sobre los que usted y su equipo se han puesto de acuerdo.
6. Estados financieros pro-forma (balance general, estado de resultados y presupuesto de flujo de efectivo).

La planificación no necesariamente es una actividad que se realiza cada año. De hecho, muchas empresas revisan y actualizan continuamente sus planes, de manera de ajustarlos a las circunstancias. La crisis de Covid-19 es un ejemplo claro.

Recuerda que las empresas que planifican su futuro están siempre mejor preparadas para enfrentar los cambios y para tomar ventaja de las oportunidades que se les presentan.